Как обустроить офис за 5 шагов


Как обустроить офис за 5 шагов

Создание вашего первого реального офиса или переезд в более просторное помещение требует планирования - мало чем отличающегося от переезда в новый дом. Разница в том, что вам нужен бизнес, чтобы оставаться продуктивным во время перехода. Выполните следующие пять шагов, чтобы создать продуктивную обстановку офиса и загрузите наш бесплатный чек-лист для обустройства нового офиса.

Выполните следующие пять шагов, чтобы создать продуктивный офис:

1. Составьте список всего, что вам нужно для ведения бизнеса

Даже прежде чем искать офисные помещения, вы можете составить список всего, что вам нужно в вашем новом офисе, от столов и стульев до компьютерного оборудования, а также о любых задачах, таких как настройка подключения к Интернету. Знание потребностей вашего бизнеса поможет убедиться, что вы выбрали правильный размер и местоположение офиса, чтобы поддержать себя и членов команды, которые совместно используют ваше рабочее пространство.

Вот общие пункты, которые нужны большинству офисов малого бизнеса:

  • Столы: рассмотрите лучшие офисные столы, чтобы удовлетворить ваши рабочие потребности и планировку офиса.
  • Стулья: Есть три типа стульев, которые вы можете рассмотреть.
  • Компьютеры. Определите, сколько и какие компьютеры вам понадобятся.
  • Программное обеспечение: определите, нужно ли вам новое программное обеспечение для бизнеса.
  • Интернет: найдите интернет-провайдера с достаточной скоростью и надежностью.
  • Телефоны. Вам могут понадобиться настольные телефоны, мобильные телефоны и телефоны для конференций.
  • Телефония: определите, является ли телефонная система стандартной или голосовой через интернет-протокол (VoIP) лучшей.

Дополнительные услуги и расходные материалы для поддержки вашего офиса

Подумайте, какие другие услуги и расходные материалы нужны вашему офису. Например, вам может потребоваться настроить систему охранной сигнализации, автоответчик или даже кредитные карты для ваших сотрудников. Многие из них являются опциональными, в зависимости от бизнес-модели и месторасположения вашего офиса.

Вот некоторые из наиболее распространенных дополнительных офисных услуг и принадлежностей:

  • Безопасность: подумайте, нужна ли вам система безопасности или видеонаблюдение.
  • Автоответчик. Настройте автоответчик в нерабочее время или воспользуйтесь сторонней службой, такой, чтобы сэкономить на найме кого-нибудь для ответа на звонки.
  • Канцелярские товары: подумайте о копировальной бумаге, органайзерах и корзинах для мусора.
  • Банковские счета и карты. Вы можете открыть бесплатные или недорогие банковские счета, а также определить, следует ли предоставлять банковские карты менеджерам или торговым представителям.
  • Часы для учета рабочего времени: часы могут отслеживать, кто находится на месте, а также отработанные часы, и большинство из них, например Homebase, могут напрямую взаимодействовать с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.

2. Создайте план офиса

Как только вы добавите все в свой чек-лист, рассмотрите планировку вашего офисного помещения. Это поможет вам определить, сколько мебели купить. Например, вам нужны закрытые конференц-залы для встреч клиентов или сотрудников? Должны ли менеджеры иметь стол возле окна? Есть ли у вашего бухгалтера свой отдельный кабинет? Исходя из количества места, которое у вас есть, и типа выполняемой работы, план может максимизировать производительность вашего офиса.

В некоторых сферах бизнеса необходимы радикальные меры по обустройству офисного пространства. Например, в нефтегазовой отрасли в условиях экстремальных погодных условий, оптимальным решением может быть обустройство мобильного офиса на базе передвижного дома и вагона. Смотрите подобные решения тут: http://vagon186.ru/vagon-dom-ofis.

Идеальная планировка офиса

Начните с выбора планировки:

  • Открытая планировка (опен-спейс): максимально увеличивает полезную площадь пространства, но за счет конфиденциальности и хранения документов и вещей.
  • Закрытая планировка: дает вашим сотрудникам больше личного пространства, рассчитана не на совместную работу и не вместит много персонала.
  • Модульные рабочие места: эта компоновка сочетает в себе элементы вышеперечисленных планировок, предоставляя вашему персоналу большую конфиденциальность, хранение и большие рабочие поверхности - с открытыми площадками для совместной работы.

Необязательные аспекты планировки при обустройстве офиса

В зависимости от потребностей вашего бизнеса, вам может потребоваться выделенное рабочее пространство, например, копировальная комната с факсом, принтерами и шредером, или вам может понадобиться вестибюль или зона ожидания (ресепшен) с местами для гостей, если вы ожидаете на встречи клиентов.

Вот дополнительные области, которые вы можете планировать в рамках общего офиса:

  • Официальный вход или зона приема: если вы ожидаете посетителей.
  • Комната отдыха или кухня: приятно предложить кофе, напитки и закуски, а также дать сотрудникам место для отдыха. Также полезно иметь холодильник, микроволновую печь и посудомоечную машину.
  • Конференц-зал. Конференц-зал имеет решающее значение, если ваша команда собирается на регулярные встречи, а отдельные кабинеты лучше всего подходят для личных бесед, таких как собеседования.
  • Тренажерный зал. Чтобы поддерживать работоспособность сотрудников, некоторые фирмы предпочитают брать с собой несколько единиц оборудования, например, стационарный велосипед или беговую дорожку, или комнату для растяжки или занятий йогой.
  • Туалетная зона: Сервисные предприятия часто отводят место в офисе, чтобы работники переодевались в рабочую одежду, а сантехническая фирма также могла бы предоставить душевые.

Вы можете использовать простое программное обеспечение для создания планировок, такое как SmartDraw (на основе облачных вычислений), для планирования размещения рабочих мест, столов и других предметов, которые помогут вам спроектировать офисное пространство. В качестве бонуса многие из этих программ могут помочь вам создать организационную схему и другие полезные бизнес-диаграммы.

3. Найдите интернет-провайдера

Прежде чем подписать договор аренды офиса убедитесь, что местоположение обслуживается высокоскоростным интернет-провайдером. Узнайте, какой провайдер интернет-услуг (ISP) может подключить ваш офис до вашего переезда. Затем, как только вы найдете несколько провайдеров, сравните их тарифы, цены и контракты. Кроме того, помните, что условия на сайте часто отличаются от живых счетов, поэтому будьте осторожны при рассмотрении их условий.

Для большинства малых предприятий достаточно подключения к Интернету с загрузкой не менее 15 Мбит/с и отдачей 5 Мбит/с. Однако по мере увеличения размеров файлов и увеличения объема потокового контента в Интернете, чем быстрее соединение, тем лучше. Рекомендуется соединение со скоростью загрузки 50 Мбит/с и со скоростью отдачи 10 Мбит/с, если таковые  доступны.

4. Настройте свои офисные коммуникационные системы

При выборе систем связи у вас есть несколько вариантов: важно планировать установку или настраивать программное обеспечение вовремя, чтобы не прерывать работу и клиенты могли до вас дозвониться.

Вот несколько вариантов коммуникаций в офисе:

  • Системы телефонной связи. Многие малые предприятия переходят на телефонную связь с передачей голоса по Интернет-протоколу вместо традиционных телефонных систем, построенных на старой медной проводке.
  • Программное обеспечение для внутренней коммуникации: коммуникация с вашими сотрудниками имеет решающее значение, особенно если некоторые из них работают вне офиса или удаленно. Рассмотрите бесплатное программное обеспечение, такое как Slack.
  • Сотовые телефоны. Некоторые фирмы предоставляют работникам отделов продаж сотовые телефоны, чтобы обеспечить их связь в течение рабочего дня.
  • Услуга виртуального телефонного номера: рассмотрите услугу виртуального телефонного номера, которая переадресует звонки.
  • Другие средства коммуникации. В зависимости от вашей бизнес-модели или количества сотрудников, вам может потребоваться электронная почта или программное обеспечение для видеоконференций и расписания встреч.

Когда вы выбираете средства связи, самое время подумать о том, как будут перенаправляться входящие звонки. Возможно, вы захотите настроить дерево звонков для поддержки вашего бизнеса.

Услуга VoIP-телефонии является отличным вариантом для большинства предприятий, поскольку она более доступна, чем стационарная связь, и в то же время гибка в настройке. Вы также можете легко добавлять или убирать столько линий, сколько вам нужно, и вы сможете получить услуги телефонной связи в течение нескольких минут после подключения.

5. Купить мебель и оборудование для вашего офиса

Затем выберите лучшую офисную мебель и компьютеры для потребностей вашего бизнеса и бюджета. Это может означать, что вы найдете бывшее в употреблении офисное оборудование или просто добавите несколько единиц к имеющимся офисным столам, стульям и перегородкам, которые у вас уже есть.

Офисные столы

Какой офисный стол вы выберете, во многом будет зависеть от планировки вашего офиса. С открытой планировкой простые прямоугольные столы, которые вы можете сгруппировать, обычно подойдут лучше всего. В крайнем случае, могут сгодиться складные столы, давая вам недорогое и гибкое решение, которое вы можете поместить в любую планировку. Недостатком складных столов является то, что они не дают места для хранения, и при этом они не особенно стильные.

За немного больше денег вы можете купить стеклянные, металлические или деревянные столы, которые обычно включают в себя некоторые варианты хранения. В частности, L-образные столы отлично подходят для создания модульного плана. Еще одним популярным вариантом являются столы для работы стоя, для кто проводит весь день за компьютером.

Офисные кресла

Несмотря на то, что на рынке есть много недорогих офисных кресел, мы рекомендуем покупать лучшее, что может себе позволить ваш бюджет. Хорошие стулья помогают создать счастливую и здоровую рабочую среду. Ваши сотрудники могут проводить большую часть своего рабочего дня, поэтому вкладывая средства в их комфорт, вы показываете, что цените их. Вы также можете экономить деньги на потере производительности.

Вы можете выбрать один из трех основных типов офисных кресел:

Какие офисные кресла нужно купить в офис

  • Обычные офисные кресла: обычно это компактные кресла без подлокотников, предназначенные для более короткого использования, их можно легко перемещать для групповых встреч, и их стоимость составляет от 2800 до 24500 рублей.
  • Кресла со средней спинкой: стоимостью от 4900 до 42000 рублей, имеют подлокотники и обладают большей поддержкой для спины. Это лучший вариант для офисного персонала, работающего полный рабочий день.
  • Кресла для руководителей: как правило, более эргономичны и шикарны. Цена варьируются от 14000 до 70000 рублей. Многие из них обеспечивают вентиляцию с дополнительными регулировками.

Для большинства офисов кресла со средней спинкой удовлетворят большую часть ваших потребностей, а обычные офисные кресла с низкой спинкой без подлокотников используются на временных рабочих местах.

Офисные компьютеры

Если вы собираетесь предоставлять единый набор компьютеров для всего вашего персонала, а не позволяете им выбирать свои собственные, первое решение, которое вам нужно будет сделать, - это какой тип офисного компьютера купить.

Настольные компьютеры, как правило, более распространены за счет большего объема памяти и большей производительности, но ноутбуки более портативны. Если все ваши бизнес-приложения подключены к Интернету, вы можете рассмотреть Chromebook, которые используют программное обеспечение G-Suite, а также веб-дополнения.

Лучше всего заранее решить, под управлением какой операционной системой компьютеры в вашем офисе будет работать:

  • Apple OS X: использование продуктов Apple идеально подходит для таких компаний, как маркетинг или дизайн, которые используют графику, видео, игры, редактирование аудио или презентации.
  • ОС Windows: лучше всего подходит для пакета Microsoft Office, широко используемой и гибкой платформы.

Хранение и склад

Если ваша компания использует систему онлайн-учета, программное обеспечение для продаж или облачные службы управления персоналом (HR) и службы начисления заработной платы, ваша потребность в физическом хранилище может быть не такой острой. Тем не менее, вам понадобится место для хранения канцелярских товаров, таких как ручки и бумага, а также брошюры о продуктах и ​​маркетинговые материалы.

Офисные услуги

В зависимости от численности вашего персонала и обстановки вашего офиса, вам может потребоваться выделять бюджет на еженедельную уборку или мытье окон. Вы также можете покрасить офис, чтобы он соответствовал вашим фирменным цветам до въезда. Фактически, некоторые фирмы подписываются на программы, которые предоставляют, например, живые растения, чтобы сделать окружающую среду более привлекательной, или торговые автоматы для того, чтобы сотрудники могли покупать напитки и закуски.

Что нужно учесть при обустройстве офиса

Если вы еще не выбрали офис, вы можете спросить себя, что является наиболее важным в вашем офисе с точки зрения его месторасположения и стоимости. Например, лучше ли вам купить небольшое офисное здание, арендовать помещение рядом с вашими клиентами или арендовать апартаменты в более крупном корпоративном регионе?

Вот рекомендации по обустройству вашего офиса:

Расположение офиса

Должен ли ваш офис находиться в деловом районе, или расположение в промышленной зоне подойдет? Подумайте, приезжают ли посетители в ваш офис, и как далеко работникам нужно будет добираться. Некоторые предприятия, например рестораны, могу обустроиться в небольшом помещении прямо в офисном центре, особенно если их файлы и документы хранятся в Интернете с использованием облачного программного обеспечения, другие могут предпочесть виртуальный офис, который предоставляет им пространство для встреч с клиентами по всему миру.

Купить или арендовать

Некоторые владельцы бизнеса хотят иметь полный контроль над своим физическим офисным помещением. Подобно владению домом, они хотят, чтобы их ежемесячная арендная плата фактически покупала что-то ценное. Покупка коммерческого здания зачастую лучше в долгосрочной перспективе, чем аренда. Однако, если вы не уверены, как долго вы будете оставаться в одном месте, аренда офисных помещений могут иметь больше смысла.

Лизинговые переговоры

Одна из проблем аренды офисных площадей заключается в том, что вам необходимо сбалансировать свой риск с ежемесячными затратами. Зачастую вы получаете скидку в обмен на более долгосрочный контракт. Но с арендой вы получаете ежемесячные платежи, даже если вы позже решите переехать. На самом деле, многие долгосрочные договоры аренды предусматривают штрафные санкции, если вы досрочно нарушаете договор аренды. Поэтому лучше, чтобы ваш бизнес-адвокат или юридическая служба онлайн проверили ваш договор аренды, чтобы убедиться, что там нет «подводных камней».

Вывод

Обустройство офиса – сложный процесс. Как и в любом проекте, чем больше вы планируете заранее, тем менее болезненным он может быть. Вот где сможет пригодиться наш чек-лист. Если вам нужно быстро обустроить офис, есть хорошие варианты, такие как виртуальные офисы, которые позволяют вам арендовать пространство и автоответчик, чтобы не пропустить звонки клиентов.

Простой автосекретарь можно использовать вместо полноценной системы бизнес-телефонии, чтобы представить себя профессиональным лицом для вашего бизнеса.

Рейтинг автора
3,411
Автор статьи
Специалист по ландшафтному дизайну. Блогер с 10-ти летним стажем. Постоянный колумнист портала 0RV...
Написано статей
24
Теги: Рубрика: